Woonstad Rotterdam gaat met de tijd mee
In 1991 tekende Woonstad Rotterdam als een van de eerste klanten een onderhoudscontract bij SKK. Toen nog onder de naam: Stichting Studentenhuisvesting Rotterdam. ‘Mijn geboortejaar’, vertelt Ellen Overtoom coördinator serviceplanning bij SKK, ‘zo lang zijn ze al klant.’ Met ruim 650 reparatieverzoeken op jaarbasis staat de corporatie in de top 10 van grootste opdrachtgevers. Woonstad Rotterdam gaat met de tijd mee door een pilot te draaien met CED: een geavanceerde online plantool. De efficiënte werkwijze levert veel tijdwinst op voor zowel Woonstad Rotterdam als voor SKK, maar is bovenal super fijn voor huurders. ‘Het is voor het eerst dat we zo nauw samenwerken met een klant wat reparatieverzoeken betreft. We werken met meer klantportalen, maar CED gaat nét een stapje verder.’
De opkomst van online planplatformen
In het portaal plannen huurders zelf een monteur, maar worden ze ook actief geïnformeerd over de status van hun reparatieverzoek. Op zich zijn klantportalen niet nieuw. De negen planners van SKK werken met zo’n 18 portalen waarin ze samen met corporaties de orders afstemmen. ‘Toen ik in 2014 als stagiaire bij het planbureau begon, werden de eerste portals geïntroduceerd. Maar de ontwikkeling van geautomatiseerd samenwerken gaat niet heel snel. Dat komt omdat iedereen eigen afspraken en voorwaardes heeft. Daar is maatwerk voor nodig. Dat maakt het Online Planning Platform CED bijzonder. Het is het eerste maatwerkpakket. Onze planners kunnen er veel informatie in kwijt en huurders worden automatisch geïnformeerd over de status van hun reparatieverzoek.’
Succesvolle pilot
Online Planning Platform CED is ontwikkeld door een verzekeringsmaatschappij voor eigen gebruik, maar bleek al snel handig voor andere partijen. Woonstad Rotterdam draait nu als eerste corporatie een pilot met het systeem. ‘We werken er twee weken mee en zijn allemaal heel enthousiast. De bewoner heeft het grootste voordeel: ze hebben geen wachttijd meer als ze de corporatie bellen, maar plannen snel, eenvoudig en op elk moment van de dag zelf hun afspraak. Doordat ze zelf iets hebben ingepland, merken we ook dat bewoners vaker thuis zijn als onze monteur voor de deur staat. Twee dagen in de week staat een vaste monteur paraat voor alle klussen die vanuit de CED portal binnenkomen. Bijkomend voordeel is dat door dit systeem gegevens accurater zijn. Denk aan namen en telefoonnummers.’
‘Er is veel tijdwinst te behalen door efficiënt plannen. Daarom zijn wij zelf ook bezig met verregaande automatiseringen. De tijd die we daarmee besparen willen we steken in klantcontact en kwaliteitscontroles. Nee, voorlopig zitten we nog niet met drie man op de afdeling.’ lacht Ellen.